Qué es el ciclo PDCA. Fases y Ejemplos

El ciclo PDCA

Walter Shewhart, pionero en el ámbito de la gestión de la calidad, ideó un modelo circular conocido como PDCA (siglas en inglés de Plan, Do, Check y Act) o ciclo de shewhart, como su versión personal de la mejora continua. Posteriormente, Edward Deming (ciclo Deming) llevó este concepto a Japón, cuando trabajó allí después de la Segunda Guerra Mundial.

El ciclo PDCA o PHVA viene representado en la figura por un círculo, que subraya la naturaleza constate del proceso de mejora. Los japoneses utilizan el término Kaizen para describir este camino incesante de mejora continua: el establecimiento y la consecución de objetivos más elevados.

Fases del Ciclo PDCA

Planificar (Plan)

En esta primera fase cabe preguntarse cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y la elección de los métodos adecuados para lograrlos. Conocer previamente la situación de la empresa, mediante la recopilación de todos los datos e información necesaria, será fundamental para establecer los objetivos.

La planificación debe incluir el estudio de las causas y los correspondientes efectos para prevenir los fallos potenciales y los problemas de la situación sometida a estudio, aportando soluciones y medidas correctivas.

A su vez, la fase de planificar se subdivide en cuatro pasos:

Encontrar un problema
Identificar las posibles causas del problema
Seleccionar las causas que parecen más importantes
Fijar la solución al problema

1. Encontrar un problema

En este primer paso puede resultar muy útil hacer estas preguntas:

- ¿Qué ocurre (síntomas)?
- ¿Dónde ocurre?
- ¿Desde cuándo ocurre?
- ¿Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora?
- ¿Cuál es el impacto económico del problema y/o el impacto en el negocio?

Ejemplo PDCA Fase Plan:

En el servicio de garantías de una empresa de equipos informáticos se ha detectado un número de reclamaciones por averías en la pantalla de uno de los modelos de ordenador portátil vendido.

Se ha podido comprobar que estos ordenadores han sido montados en la empresa BitPoint desde hace dos meses. Hasta ahora se ha intentado reparar los equipos, pero el coste económico está siendo elevado y los clientes insatisfechos están haciendo oír su voz a través de los foros de Internet.

2. Identificar las posibles causas del problema

En este segundo paso puede resultar muy útil hacer estas preguntas:

¿Por qué ocurre?
¿Cuándo ocurre?
¿Dónde ocurre?
¿Quién lo produce?
¿Cómo ocurre?
¿Cuántas veces ocurre?

Ejemplo PDCA Fase Plan:

Después de analizar los síntomas y el proceso en el que se produce el problema, el equipo de mejora ha encontrado diez causas que podrían originar el fallo en la pantalla del ordenador.

3. Seleccionar las causas que parecen más importantes

Ejemplo PDCA Fase Plan:

Después de un estudio en profundidad, el equipo de mejora concluye que las causas que producen los fallos parecen ser las siguientes:

El 30% de las pantallas que suministra el proveedor poseen un tamaño ligeramente superior.
En el proceso de montaje de la pantalla se fuerzan los contactos.

4. Fijar la solución al problema

En este cuarto punto, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

Impacto o eficacia de la medida adoptada en la resolución del problema.
Coste de la solución.
Tiempo de implantación.
Relación beneficio vs. coste.

Ejemplo PDCA Fase Plan:

Dado que el proveedor suministra las pantallas a muy buen precio y a tiempo, se ha decidido optar por modificar el proceso de montaje con una pequeña inversión en una nueva tecnología.

Hacer (Do)

Esta segunda fase consiste en llevar a cabo el trabajo y las acciones correctivas planificadas en la fase anterior. Corresponde a esta fase la formación y educación de las personas y empleados para que adquieran un adiestramiento en las actividades y actitudes que se han de llevar a cabo.

Es importante comenzar el trabajo de manera experimental para, una vez que se haya comprobado su eficacia en la fase siguiente, formalizar la acción de mejora en la última etapa.

5. Implantar la solución

En este quinto punto, se debe proceder a:
Diseñar los nuevos procesos.
Modificar las instalaciones o adquirir unas nuevas.
Estudiar las necesidades de personal.
Aportar los recursos materiales necesarios.
Establecer los nuevos parámetros a controlar y diseñar los procedimientos de control.

Verificar (Check)

En esta tercera fase es el momento de verificar y controlar los efectos y resultados que surjan de aplicar las mejoras planificadas. Se ha de comprobar si los objetivos marcados se han logrado o, si no es así, planificar de nuevo para tratar de superarlos.

6. Comprobar los resultados

En este sexto paso se debe verificar si las medidas tomadas dieron el resultado esperado.

Actuar (Act)

En esta última fase, una vez que se ha comprobado que las acciones emprendidas han dado el resultado esperado, es necesario realizar su estandarización mediante una documentación adecuada, describiendo lo aprendido, cómo se ha llevado a cabo, etc.

Se trata, al fin y al cabo, de estandarizar el cambio o acción de mejora de forma generalizada, introduciéndolo en los procesos o actividades.

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