Informe A3 Lean de Resolución de Problemas: Origen y ejemplos

Metodología del informe A3 Lean de Resolución de Problemas

TOYOTA utiliza una simple, y semiestructurada plantilla de una sola página como su principal herramienta para implantar la gestión PDCA a través de todos los departamentos y de todos los niveles de la organización. Tras años de práctica, TOYOTA ha perfeccionado el arte de realizar este Informe A3 lean hasta su nivel más alto de sofisticación.

El Informe Toyota A3 ha evolucionado desde un eficiente medio de comunicación hasta una poderosa herramienta de formación de habilidades y tutoría, aunque con los avances tecnológicos, los informes breves parecen haber cedido terreno.

La cantidad de información al alcance de la mano es impresionante y continúa creciendo con una progresión geométrica. Por este motivo, hoy en día, la capacidad de sintetizar la información es vital en un entorno hipercompetitivo. Además, la capacidad para documentar de una forma que facilite la velocidad de comunicación es igualmente vital. Por este motivo, últimamente el Informe A3 ha ganado popularidad.

Informe A3 ejemplo:

Origen e historia del informe A3 Toyota

Al Informe A3 se le nombra de este modo porque cabe en una hoja de papel de tamaño A3. El flujo del Informe va desde la parte superior izquierda a la parte inferior izquierda, y desde la parte superior derecha a la parte inferior derecha. El Informe A3 se documenta por secciones, cada una etiquetada de una forma clara, y dispuesta en un flujo lógico.

Según Isao Kato perteneciente al departamento de Educación y Formación de TOYOTA, el Informe A3 ha estado fuerte influenciado por varios factores históricos.

Una primera influencia fue el énfasis del ciclo PDCA en la gestión y que fue introducido en la empresa en los años 1950s a través de diferentes canales.

El círculo de Deming o ciclo PDCA, es un modelo de trabajo que persigue la Mejora Continua de la calidad dentro de una organización, utilizado sobre todo en los Sistemas de Gestión. Se compone de cuatro pasos que se suceden consecutiva y repetidamente

Una segunda influencia fue el programa TQC (Total Quality Control) lanzado en 1962 ante la insistencia del antiguo presidente de Toyota, Eiji Toyoda. Este programa introducía métodos más rigurosos de control estadístico de la calidad y un método de 12 pasos para resumir las actividades de los círculos de la calidad (QC – Quality Circle). Una tercera influencia fue la inherente preferencia de alta dirección por el control visual y una innata aversión hacia los largos Informes.

Los cuatro niveles distintos de mejora del TQM se basan en los principios de “No Aceptar”, “No Provocar” y “No Traspasar” la “No Calidad” y permiten a la empresa pasar de una situación inicial en la que los defectos llegan al cliente, a una situación ideal de “Cero Defectos”.

Taiichi Onho, No leía Informes de más de una página.

Todas estas influencias y prácticas dentro de TOYOTA dieron como resultado la creación de una metodología lean A3 de resolución de problemas. El Informe A3 es una herramienta flexible que puede adaptarse para resolver la mayoría de las situaciones de resolución de problemas.

Estructura del informe A3 Lean

El flujo global del formato personifica el ciclo de gestión PDCA:

La parte izquierda del A3 está dedicada a la parte de Planificación (Plan) del ciclo PDCA representando los antecedentes de la situación, la situación actual, el objetivo a alcanzar, y las causas raíz del problema.

La parte derecha del A3 refleja las partes del ciclo: Hacer (Do), Comprobar (Check) y Actuar (Act). El equilibrio del A3 no es, ni una coincidencia, ni un accidente. En opinión de TOYOTA al menos, si no más, la mitad del esfuerzo se debe dedicar a comprender correctamente la situación – esto corresponde a la parte izquierda del A3.

El Informe A3 contiene siete secciones, además del tema o título:

Antecedentes
Situación actual y exposición del problema
Exposición del objetivo
Análisis de la causa raíz
Contramedidas
Verificación o confirmación del efecto
Acciones de seguimiento

Tema o título del Informe A3 Lean Manufacturing

Cada Informe A3, comienza con un título temático que presenta el contenido a la audiencia. El título describe de una forma objetiva el problema abordado en el Informe A3 y refleja a la audiencia, el contenido global de la historia representada.

Por ejemplo:

"Reducir Chatarra en Maquinaria"
"Mejorar Productividad en Prensa"
"Mejorar Distribución a Tiempo"
"Reducir Lead Time en Montaje"

Estos podrían ser títulos típicos en el entorno de fabricación.

En funciones administrativas o empresas de servicios, títulos típicos podrían ser:

"Reducir Errores en Cuentas a Pagar"
"Reducir Tiempo en Admisión de Pacientes"

El título debería ayudar al lector a discernir rápidamente lo esencial del contenido.

El título es la descripción del documento. El autor del Informe A3 Toyota podría estar tentado a ver los problemas a través de la lente de una determinada solución. Por ejemplo, "el problema es tal y, por lo tanto, esa herramienta no será utilizada".

Con la intención de ser objetivo, el título debería centrarse en el problema observado y No en abogar por una solución particular.

Por ejemplo:

"Consultas a Farmacia de Unidades Hospitalarias por Teléfono en vez de por e-mail"
"Disminuir los tiempos de Respuesta Reduciendo Interrupciones en Farmacia".

Ejemplo:

El ejemplo trata de la maquinaria de una planta que ha estado incurriendo en significantes pérdidas debido a la pobre calidad de las piezas, lo que supone que sean rechazadas.

El ratio de chatarra está muy por encima del objetivo de la empresa. El propósito global del proyecto de resolución de problemas consiste en:

Investigar las principales fuentes de los productos defectuosos e intentar reducir el ratio de chatarra por debajo del objetivo establecido por la dirección de planta.

Por simplicidad y propósito de comunicación, el título elegido es "Reducir Chatarra Debida a Pérdidas de Calidad en Maquinaria".

Este título se coloca en la parte alta del Informe A3.

Si necesita ayuda, puede consultar nuestro Servicio de Consultoría en resolución de problemas o consultarnos qué herramientas de resolución de problemas quiere aplicar en su negocio.

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